El puesto de Especialista administrativo/Gestor de casos bilingüe es un puesto a tiempo completo con doble
papeles. Este puesto servirá al Programa del Tribunal de DUI de varias maneras, proporcionando servicios administrativos y de gestión.
servicios al programa, a los miembros del equipo y a los participantes, al tiempo que actúa como enlace y Caso
Gerente del Programa Latino. La persona debe ser competente en lectura, escritura y
comunicarse con otras personas tanto en inglés como en español, así como gestionar el día a día de la oficina
operaciones.
Este puesto requiere que la persona tenga un horario escalonado y debe poder presentarse en
trabajo la mayoría de las mañanas a las 6:30 am. El puesto requiere una persona fiable y digna de confianza.
con gran capacidad de organización y comunicación. Todos los solicitantes deben enviar una carta de presentación
y reanudar a swhaley@dekalbcountyga.gov.
Responsabilidades del especialista administrativo
- Contestar al teléfono de forma profesional y cortés. Tomar mensajes cuando un miembro del personal
miembro no está disponible. Filtrar llamadas y anunciar la llegada de personas para ver al personal
miembros. - Mantener copias de los formularios para los participantes y los miembros del personal (AA slips, Travel Request
Formularios, registro de AA, calendario mensual de participantes, carpeta de nuevos participantes, manual, etc.) - Revisar la asistencia después de cada sesión de grupo y hacer correcciones o cambios.
- Revisar periódicamente el calendario del grupo y realizar cambios cuando sea necesario.
- Confirme todas las citas al menos 1 día antes.
- Crear carpetas para los nuevos participantes.
- Distribuir el plan de estudios asignado.
- Copiar y organizar los formularios del programa.
- Explicar la política y el procedimiento de detección a los nuevos participantes.
- Realizar y supervisar la recogida de pruebas de detección de drogas.
- Revisar y actualizar la información financiera en el sistema de gestión de casos.
- Aceptar y registrar los pagos de las cuotas de los participantes.
- Cumplir las políticas y procedimientos del Programa.
- Ayudar a introducir datos y actualizar el repositorio de datos.
- Introducir y actualizar las notas judiciales en el sistema de gestión de casos.
- Mantener una lista de material de oficina y un inventario de planes de estudios.
- Mantenga una zona despejada y organizada para los suministros.
- Abastecer la zona de cribado con los suministros y formularios adecuados.
- Ayudar en el envío de muestras.
- Ayudar a los miembros del personal a actualizar el calendario, llamar a los participantes, distribuir y copiar formularios, publicar mensajes, etc.
- Ayudar al oficial de libertad condicional con la revisión de los resguardos AA y la aplicación GPS.
- Escanear, cargar y archivar documentos de participantes, programas y tribunales.
- Destruir documentos y archivos antiguos según las instrucciones.
- Supervisar a los participantes que realizan servicios comunitarios en la oficina de tratamiento.
- Crear, actualizar y distribuir listas de tribunales.
- Revisar periódicamente los estados financieros y los cuadros recurrentes.
- Comunicar al personal la confirmación, reprogramación o anulación de citas.
- Colaborar en la concesión de ayudas al transporte.
- Comprobar y distribuir el correo.
- Organizar y mantener los registros de los participantes.
- Informar al supervisor de los incumplimientos, infracciones y/o información de los participantes.
- Crear, distribuir y mantener los libros de registro de AA. Esto incluye la creación de un registro para cada participante y el registro de la información de asistencia. Informar de todas las infracciones/incumplimientos al supervisor.
- Asegure todos los archivos, tarjetas de transporte, suministros y equipos.
- Informar al Director del Programa de cualquier preocupación relacionada con el programa, los participantes y/o el personal.
- Debe estar al tanto y conocer las Políticas y Procedimientos del Programa, así como las Políticas y Procedimientos para los empleados.
- Mantener un sistema de archivo de los documentos de las personas rechazadas o dadas de baja.
- Archivar, proteger y mantener los certificados DDS. Notificar al supervisor cuando se necesiten más certificados.
Gestor de casos bilingüe
- Crear, traducir y actualizar formularios del programa.
- Programar y dirigir la orientación del programa para los nuevos participantes latinos.
- Siga los progresos, introduzca notas y cargue documentos en el programa de gestión de casos.
- Informar a los participantes de los requisitos de la próxima fase, los requisitos del programa y
horarios. - Ayudar a los participantes con los plazos y las cargas de la aplicación móvil para el transporte,
registros de transporte, aplicaciones móviles de seguimiento y registros de reuniones de apoyo a la comunidad. - Cargar y documentar los registros de apoyo comunitario, las solicitudes de viaje y los registros de transporte.
- Coordinar las pruebas fuera de la ciudad para los viajes aprobados.
- Preparar el informe de la corte y asistir a la Corte del Programa Latino y la dotación de personal.
- Introducir notas de la sesión judicial.
- Interactuar y comunicarse con el Director del Programa Latino y los participantes y actuar como enlace con otros miembros del equipo.
- Ayudar a los participantes a encontrar lugares de servicio comunitario.
- Póngase en contacto con los participantes con resultados iniciales positivos e informe al equipo.
- Ayudar a los miembros del equipo y del tribunal con cualquier traducción y comunicación con el Director del Programa Latino y los participantes.
Cualificaciones mínimas
- Excelentes dotes de comunicación (escrita, verbal y auditiva)
- Horario flexible
- Amplias habilidades tecnológicas/competencia informática (Word, Excel, Outlook, Internet,
Zoom, Sharepoint, diversas aplicaciones informáticas, etc.) - Excelentes dotes de organización y priorización del trabajo
Beneficios
- Vacaciones anuales y bajas por enfermedad retribuidas
- Vacaciones pagadas
- Opciones de seguro médico colectivo
- Plan de pensiones
