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El Tribunal de DUI del Condado de DeKalb está contratando: especialista administrativo

El puesto de Especialista administrativo/Gestor de casos bilingüe es un puesto a tiempo completo con doble
papeles. Este puesto servirá al Programa del Tribunal de DUI de varias maneras, proporcionando servicios administrativos y de gestión.
servicios al programa, a los miembros del equipo y a los participantes, al tiempo que actúa como enlace y Caso
Gerente del Programa Latino. La persona debe ser competente en lectura, escritura y
comunicarse con otras personas tanto en inglés como en español, así como gestionar el día a día de la oficina
operaciones.
Este puesto requiere que la persona tenga un horario escalonado y debe poder presentarse en
trabajo la mayoría de las mañanas a las 6:30 am. El puesto requiere una persona fiable y digna de confianza.
con gran capacidad de organización y comunicación. Todos los solicitantes deben enviar una carta de presentación
y reanudar a swhaley@dekalbcountyga.gov.

Responsabilidades del especialista administrativo

  • Contestar al teléfono de forma profesional y cortés. Tomar mensajes cuando un miembro del personal
    miembro no está disponible. Filtrar llamadas y anunciar la llegada de personas para ver al personal
    miembros.
  • Mantener copias de los formularios para los participantes y los miembros del personal (AA slips, Travel Request
    Formularios, registro de AA, calendario mensual de participantes, carpeta de nuevos participantes, manual, etc.)
  • Revisar la asistencia después de cada sesión de grupo y hacer correcciones o cambios.
  • Revisar periódicamente el calendario del grupo y realizar cambios cuando sea necesario.
  • Confirme todas las citas al menos 1 día antes.
  • Crear carpetas para los nuevos participantes.
  • Distribuir el plan de estudios asignado.
  • Copiar y organizar los formularios del programa.
  • Explicar la política y el procedimiento de detección a los nuevos participantes.
  • Realizar y supervisar la recogida de pruebas de detección de drogas.
  • Revisar y actualizar la información financiera en el sistema de gestión de casos.
  • Aceptar y registrar los pagos de las cuotas de los participantes.
  • Cumplir las políticas y procedimientos del Programa.
  • Ayudar a introducir datos y actualizar el repositorio de datos.
  • Introducir y actualizar las notas judiciales en el sistema de gestión de casos.
  • Mantener una lista de material de oficina y un inventario de planes de estudios.
  • Mantenga una zona despejada y organizada para los suministros.
  • Abastecer la zona de cribado con los suministros y formularios adecuados.
  • Ayudar en el envío de muestras.
  • Ayudar a los miembros del personal a actualizar el calendario, llamar a los participantes, distribuir y copiar formularios, publicar mensajes, etc.
  • Ayudar al oficial de libertad condicional con la revisión de los resguardos AA y la aplicación GPS.
  • Escanear, cargar y archivar documentos de participantes, programas y tribunales.
  • Destruir documentos y archivos antiguos según las instrucciones.
  • Supervisar a los participantes que realizan servicios comunitarios en la oficina de tratamiento.
  • Crear, actualizar y distribuir listas de tribunales.
  • Revisar periódicamente los estados financieros y los cuadros recurrentes.
  • Comunicar al personal la confirmación, reprogramación o anulación de citas.
  • Colaborar en la concesión de ayudas al transporte.
  • Comprobar y distribuir el correo.
  • Organizar y mantener los registros de los participantes.
  • Informar al supervisor de los incumplimientos, infracciones y/o información de los participantes.
  • Crear, distribuir y mantener los libros de registro de AA. Esto incluye la creación de un registro para cada participante y el registro de la información de asistencia. Informar de todas las infracciones/incumplimientos al supervisor.
  • Asegure todos los archivos, tarjetas de transporte, suministros y equipos.
  • Informar al Director del Programa de cualquier preocupación relacionada con el programa, los participantes y/o el personal.
  • Debe estar al tanto y conocer las Políticas y Procedimientos del Programa, así como las Políticas y Procedimientos para los empleados.
  • Mantener un sistema de archivo de los documentos de las personas rechazadas o dadas de baja.
  • Archivar, proteger y mantener los certificados DDS. Notificar al supervisor cuando se necesiten más certificados.

Gestor de casos bilingüe

  • Crear, traducir y actualizar formularios del programa.
  • Programar y dirigir la orientación del programa para los nuevos participantes latinos.
  • Siga los progresos, introduzca notas y cargue documentos en el programa de gestión de casos.
  • Informar a los participantes de los requisitos de la próxima fase, los requisitos del programa y
    horarios.
  • Ayudar a los participantes con los plazos y las cargas de la aplicación móvil para el transporte,
    registros de transporte, aplicaciones móviles de seguimiento y registros de reuniones de apoyo a la comunidad.
  • Cargar y documentar los registros de apoyo comunitario, las solicitudes de viaje y los registros de transporte.
  • Coordinar las pruebas fuera de la ciudad para los viajes aprobados.
  • Preparar el informe de la corte y asistir a la Corte del Programa Latino y la dotación de personal.
  • Introducir notas de la sesión judicial.
  • Interactuar y comunicarse con el Director del Programa Latino y los participantes y actuar como enlace con otros miembros del equipo.
  • Ayudar a los participantes a encontrar lugares de servicio comunitario.
  • Póngase en contacto con los participantes con resultados iniciales positivos e informe al equipo.
  • Ayudar a los miembros del equipo y del tribunal con cualquier traducción y comunicación con el Director del Programa Latino y los participantes.

Cualificaciones mínimas

  • Excelentes dotes de comunicación (escrita, verbal y auditiva)
  • Horario flexible
  • Amplias habilidades tecnológicas/competencia informática (Word, Excel, Outlook, Internet,
    Zoom, Sharepoint, diversas aplicaciones informáticas, etc.)
  • Excelentes dotes de organización y priorización del trabajo

Beneficios

  • Vacaciones anuales y bajas por enfermedad retribuidas
  • Vacaciones pagadas
  • Opciones de seguro médico colectivo
  • Plan de pensiones

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